J3qx

information archive

Инструкция №0031-IT — Регламент движения денежных средств

Posted by j3qx на Июль 12, 2013

Инструкция №0031-IT — Регламент движения денежных средств

Вид заявки

Этап

Оплата поставщикам

Операционные расходы и покупка внеоборотных активов

Возврат покупателю

Внутренние потоки

Регулярные платежи*

Создание заявки Автор создает заявку и отправляет ее на согласование. Автором всех заявок, кроме регулярных платежей, может быть любой сотрудник компании.
Обязательные поля для заполнения: 1) валюта, 2) форма оплаты (нал/безнал), 3) подразделение, 4) сумма, 5) контрагент (для внутренних потоков – подразделение-получатель), 6) назначение оплаты (закладка «Описание»). После создания заявке по умолчанию присваивается статус «Подготовлен».
Доп. поля для создания заявки — ответственный сотрудник ДЗ в ЦО (закладка «Описание»). — прикрепленный файл – скан счета либо письма с обоснованием расходов.
— договор, по которому производится возврат;
— ссылка на оплаченный покупателем счет (поле Сделка).
— статья движения ден. средств.
Автор заявки:
главный бухгалтер (его заместитель)
соответствующего юридического лица.
Согласование / утверждение заявки
(при отмене или отклонении заявки необходимо указать причину в комментарии)
Заявка должна быть согласована:
с заказчиком платежа;
— с Корф Г.Н. (платежи иностранным поставщикам) или с Дмитриевым М.В. (платежи российским поставщикам).

На этапе согласования уточняются и при необходимости заполняются следующие поля:

— заказ поставщику (Сделка);

— договор с контрагентом;

— статья движения ден. средств.

Заявка должна быть согласована:
— с начальником отдела, в котором работает автор заявки;
— с заказчиком платежа;

— для ЗАО «Example Inc» — с User2 Л.И. (для подтверждения экономической обоснованности расходов);

— с начальником ОВА;

— с генеральным директором либо руководителем компании (при отсутствии директора заявка может быть отправлена начальником ОВА руководителю компании).

На этапе согласования уточняются и при необходимости заполняются следующие поля:

— договор с контрагентом;

— статья движения ден. средств.

Заявка должна быть согласована:
— с начальником отдела, в котором работает автор заявки;
— с заказчиком платежа;

— для ЗАО «Example Inc» — с User1 Е.Е. (для подтверждения правомерности возврата);

— с генеральным директором.

Заявка должна быть согласована:
— с начальником отдела, в котором работает автор заявки;
— с заказчиком платежа;

— с финансовым директором.

На этапе согласования уточняются и заполняются следующие поля:

— технический контрагент;

— статья движения ден. средств.

Данный вид заявок не требует периодического
согласования с прочими сотрудниками компании, только – разового:
— с начальником ОВА;
— с финансовым директором.

— с генеральным директором.

На этапе согласования заявка может быть отклонена или отменена заказчиком. При этом ей необходимо присвоить статус «Отклонен», в комментариях указать причину отказа. Заказчик получает автоматическое сообщение об отклонении заявки.
Выполнение заявки Руководитель, положительно согласующий заявку последним, присваивает ей статус «Утвержден».
Заявка со статусом «Утвержден» отправляется к исполнителю (кассиру, бухгалтеру), который формирует платежные документы на основании заявки в соответствии с условиями, указанными в заявке (т.е. нал/безнал, контрагент с р/сч и кассами, сумма…). Исполнитель не имеет права выполнять заявки в других статусах, кроме «Утвержден».
После выполнения заявка переводится исполнителем в статус «Оплачено». Исполнитель не может менять какие-либо другие поля, он может только добавить комментарий.
Закрытие заявки После создания связанных с заявкой платежных документов заявка считается выполненной и блокируется для изменения (кроме заявок на регулярные платежи). Уведомление о выполнении заявки должно быть отправлено заказчику денежных средств по электронной системе сообщений 1С – кроме внутренних и регулярных платежей.

* К регулярным платежам относятся:

— выплаты принципалу;

— ежемесячные либо ежеквартальные расходы хозяйственного характера (аренда, связь, реклама, коммунальные платежи и т.д. – список расходов разрабатывает главный бухгалтер каждого юридического лица).

Заявки на регулярные платежи формируются один раз за установленный период (полгода), при этом указывается сумма, равная средней ежемесячной сумме расхода. В дальнейшем платежные документы должны ссылаться на эту заявку.

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

 
%d такие блоггеры, как: