J3qx

information archive

Положение о служебных командировках работников

Posted by j3qx на Январь 14, 2017

Положение о служебных командировках работников

1. Общие положения о командировках

1.1. Настоящее Положение о служебных командировках работников (далее Положение) определяет порядок организации служебных командировок работников ООО «Компания» (далее — Общество) на территории РФ и за ее пределами.

1.2. Служебной командировкой работника является инициированная Управляющим директором либо иным уполномоченным должностным лицом поездка работника на определенный срок в населенный пункт или местность, расположенные вне места постоянной работы (т.е. вне пределов города Москвы или местонахождения регионального обособленного подразделения), для выполнения служебного поручения либо участия в мероприятиях, связанных с поручаемой работнику работой.

1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников, состоящих с Обществом в трудовых отношениях, именуемых далее в тексте настоящего Положения «Работники».

1.4. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время пребывания в пути.

1.5. Основными задачами служебных командировок являются:

  • решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности Общества;
  • оказание организационно-методической и практической помощи;
  • проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;
  • изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

    1.6. Не являются служебными командировками:

  • служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативными правовыми актами;
  • выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);
  • поездки для поступления на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

    1.7. В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на:

  • плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами;
  • внеплановые — для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.

    1.8. Командирование управляющих директоров, директоров / руководителей департаментов, отделов, обособленных подразделений допускается только в случаях, если это не вызовет нарушений в нормальном режиме ведения производственного процесса.

    1.9. В случае командирования работника руководящего уровня, уполномоченное должностное лицо, принявшее решение о направлении руководящего работника в командировку, обязано предпринять меры к назначению лица, временно исполняющего его обязанности, а также предпринять меры к оформлению доверенности в необходимых случаях.

    1.10. Не допускается направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке, за исключением случаев, когда следующая командировка начинается на следующий день после окончания предыдущей.

    • Порядок оформления служебных командировок

    2.1. Цель командировки определяется руководителем структурного подразделения и указывается в служебном задании, оформленным в соответствии с Унифицированной формой №Т-10а, утвержденной Госкомстата Российской Федерации №1 от 05.01.2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и оплаты» (далее – Постановление №1). Служебное задание относится к обязательным документам при оформлении служебной командировки.

    Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и не позднее, чем за 3 рабочих дня передается в Группу кадрового учета Департамента управления персоналом для издания приказа о направлении в командировку. При несоблюдении сроков предоставления Служебного задания, приводящего к увеличению расходов по проезду и проживанию (по сравнению с рекомендуемыми нормативами), необходимо согласование по электронной почте непосредственного руководителя.

    2.2. Приказ оформляется специалистом Группы кадрового учета Департамента управления персоналом и подписывается уполномоченным лицом.

    2.3. На основании приказа о направлении в командировку работнику выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с Унифицированной формой № Т-10, утвержденной Постановлением №1. Командировочное удостоверение подписывает должностное лицо, уполномоченное на командирование работников.

    2.4. Направление в однодневную командировку производится посредством оформления приказа и служебного задания по унифицированной форме.

    2.5. Командировочное удостоверение также не оформляется в случае заграничной командировки, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

    2.6. После ознакомления с приказом о направлении в командировку и служебным заданием работник обязан незамедлительно обратиться в Департамент трэвел-поддержки для заказа авиа, ж/д и т.п. билетов, гостиницы и трансферов, осуществления иных необходимых расходов, а непосредственный руководитель обязан направить подтверждение. Без указанного подтверждения Департамент трэвел-поддержки не производит соответствующих расходов.

    2.7. В целях подтверждения факта убытия и нахождения в пунктах командировки работник обязан произвести в командировочном удостоверении заверенные печатями отметки:

  • об убытии в служебную командировку и о возвращении из командировки к месту работы;
  • соответствующего должностного лица либо органа принимающей стороны о прибытии на место служебной командировки и убытии из него.

    2.8. В случаях, когда работник командируется в несколько пунктов, отметки о прибытии и убытии проставляются в каждом пункте служебной командировки, в котором работник находился.

    2.9. В случае если направление работника в командировку утратило необходимость, непосредственный руководитель обязан незамедлительно поставить в известность специалистов Департамента управления персоналом для издания отменяющего приказа. Также непосредственный руководитель обязан поставить в известность специалистов Департамента трэвел-поддержки и незамедлительно предпринять неотложные меры к минимизации расходов (возврат билетов, снятие брони гостиничного номера и т.п.). В случае если непосредственный руководитель не уведомил вышеуказанные департаменты об отмене командировки, то работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности.

    • Срок и режим командировки

    3.1. Срок командировки устанавливается приказом либо иным распорядительным актом должностного лица, уполномоченного на командирование работников Общества исходя из:

  • ориентировочного времени необходимого для выполнения служебного поручения;
  • продолжительности проведения мероприятия согласно приглашению принимающей стороны;
  • условий договора, которым предусмотрено обязательство Общества по командированию работников.

    3.2. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из г. Москвы (или места нахождения обособленного подразделения), а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства в г. Москва (или место нахождения обособленного подразделения). При отправлении транспортного средства до 00:00-я часов днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00-го часов и позже — следующие сутки.

    3.3. День выезда в служебную командировку (день приезда из служебной командировки) определяется по региональному времени отправления (прибытия) транспортного средства в соответствии с расписанием их движения. В случае отправления (прибытия) транспортного средства во время, отличное от расписания, фактическое время отправления (прибытия) подтверждается соответствующими справками или заверенными отметками на проездных билетах.

    3.4. Отметки в командировочное удостоверение относительно прибытия и выбытия работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности работодатель.

    3.5. Если работник командирован на несколько предприятий либо в несколько населенных пунктов, отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются на каждом предприятии или в каждом пункте.

    3.6. На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, на которое он командирован.

    3.7. В случаях, когда работник командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то ему предоставляется компенсация за работу в эти дни в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    3.8. Если командировка работника завершается накануне выходных или праздничных дней, то он вправе по окончанию командировки остаться в той же местности на кратковременный срок, не превышающий данные выходные или праздничные дни.  В этом случае работник имеет право получить возмещение расходов по проезду из места командирования обратно в местонахождение работодателя, если работодателем не были произведены предварительные расходы по проезду работнику в обратном направлении. При это работник должен предоставить согласование непосредственного руководителя.

    3.9. Если работник из места командировки убывает в другую местность, из которой впоследствии возвращается в место постоянной работы, то оснований для возмещения расходов по проезду не возникает.

    3.10. При отклонениях от маршрута командировки, не связанных с производственными целями, расходы по проезду работнику не возмещаются.

    3.11. За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

    3.12. Работодатель контролирует работу работника в командировке посредством телефонных сообщений и/или сообщений по корпоративной электронной почте, обеспечивая выдачу служебного оборудования и компенсируя расходы на телефонную и интернет-связь. Работник обязан быть доступным для связи в течение рабочего времени.

    3.13. Работодатель имеет право в устной форме в телефонном сообщении либо в сообщении по корпоративной электронной почте выдавать командированному работнику дополнительные служебные задания, которые могут быть выполнены без ущерба для основного служебного задания, послужившего основанием для командирования работника.

    3.14. Работодатель имеет право в устной форме в телефонном сообщении либо в сообщении по корпоративной электронной почте выдать распоряжение об изменении маршрута командировки, ее продлении или досрочном завершении, а также по иным вопросам, обусловленным производственной необходимостью.

    • Временная нетрудоспособность работника в период командировки

    4.1. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности, работнику рекомендуется незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах должностное лицо Общества, принявшее решение о его командировании.

    4.2. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских учреждений, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

    4.3. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. После окончания временной нетрудоспособности работника, наступившей в командировке, работник продолжает выполнение служебного задания, за исключением случаев, когда работодатель направляет распоряжение о возвращении в местонахождение работодателя.

    4.4. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

    • Особенности командировок за пределы РФ

    5.1. При командировании за пределы РФ, Общество обеспечивает работника денежными средствами в национальной валюте страны выбытия
    работника или в свободно конвертированной валюте.

    5.2. Авансирование текущих расходов работника производится в размерах, установленных настоящим Положением.

    5.3. При выдаче аванса на командировку, работник обязан ознакомиться со справкой-расчетом на выданный ему аванс и положениями законодательства РФ об отчетности за его использование. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, то допускается применение арифметического правила округления до полной единицы.

    5.4. Приобретение валютных средств в уполномоченном банке и бухгалтерский учет иностранной валюты осуществляются согласно требованиям действующего законодательства РФ.

    5.5. Фактическое время пребывания в командировке за пределами РФ определяется:

  • в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, — по отметкам контрольно-пропускных пунктов в заграничном паспорте;
  • в случае командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, — согласно отметкам стороны, которая командирует, и стороны, которая принимает, в удостоверении о командировке;
  • в случае отсутствия отметок в соответствии с предыдущими подпунктами настоящего пункта суточные расходы командированному работнику не возмещаются.

    5.6. Если работник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в командировку, он обязан в течение трех рабочих дней с дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу полученные им денежные средства в валюте той страны, в которой был выдан аванс.

    5.7. Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства или работником не получены авансовые средства на командировку, их выплата работнику осуществляется в рублях РФ по официальному обменному курсу Банка России к иностранным валютам стран пребывания, установленному на день утверждения авансового отчета или в той валюте, с которой связаны расходы.

    5.8. В случае отсутствия у работника подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны пребывания перерасчет расходов, осуществленных в командировке и подтвержденных документально, осуществляется исходя из официального обменного валютного курса, установленного ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета.

    • Командировочные расходы

    6.1. Работнику, направленному в командировку как внутри РФ, так и за ее пределы, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

  • по найму жилого помещения;
  • на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
  • по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз и страховок;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

    6.2. Все организационные вопросы, связанные с командировкой по оплате проезда, найму жилого помещения и дополнительные расходы, возлагаются на Департамент трэвел-поддержки и оплачиваются силами работодателя предварительно. Оплата суточных производится на основании надлежащим образом оформленной служебной записки и предоставленной в Департамент бухгалтерского учета.

    6.3. Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения непосредственного руководителя только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвание из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.

    6.4. Возмещение расходов на перевозку личного багажа, весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.

    6.5. Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры проводятся в размерах, установленных Положением о мобильной связи.

    6.6. Работник обязан производить расходы по проезду и проживанию, руководствуясь рекомендуемыми работодателем средними ценами на соответствующий период, если такие расходы не были произведены Департаментом трэвел-поддержки.

    6.7. В случае существенного превышения рекомендуемых работодателем лимитов по оплате проезда и проживания, работник должен предоставить согласование непосредственного руководителя.

    • Суточные расходы

    7.1. За время нахождения в служебной командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно, работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке.

    7.2. Выплата суточных для работников, находящихся в командировке, производится в пределах установленных норм:

  • за каждый день нахождения работника в командировке на территории Российской Федерации – 700 рублей;
  • за каждый день нахождения сотрудника в командировке в странах СНГ – 35 Евро;
  • за каждый день нахождения сотрудника в заграничной командировке – 50 Евро.

    7.3. Суточные расходы за время пребывания в командировке выплачиваются:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда, — по нормам, установленным для РФ или государства за пределами РФ, куда командирован работник. Суточные по командировкам за пределами РФ выплачиваются со дня пересечения границы соответствующего государства. День возвращения в РФ (пересечения границы) – по нормам РФ;
  • при направлении в командировку в две или более страны — по нормам, установленным для соответствующих стран, со дня пересечения границы соответствующего государства. День возвращения в РФ (пересечения границы) — по нормам РФ;
  • если дата выезда в командировку в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения из них не совпадает с датами по отметкам в заграничном паспорте или документе, его заменяющем, то суточные расходы за время проезда через территорию РФ возмещаются в соответствии с порядком, предусмотренным для командировок в пределах РФ;
  • если командированный работник, пребывая в пути в страну, с которой не установлен или упрощен пограничный контроль, или возвращаясь из такой страны, имеет транзитную остановку на территории РФ, то возмещение расходов на командировку за период проезда через территорию РФ осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах РФ. В случае отсутствия такой остановки суточные расходы возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для командировок за границу.

    7.4. Если работник командирован в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о возможности возвращения к месту жительства работника в каждом конкретном случае решается руководителем, который направил работника в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

    • Расходы по найму помещения

    8.1. Работнику возмещаются фактические расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты не возмещаются.

    8.2. Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него.

    8.3. Работник или Департамент трэвел-поддержки обязан производить расходы по найму жилого помещения, руководствуясь рекомендуемыми работодателем средними ценами на соответствующий период.

    8.4. В случае существенного превышения рекомендуемых работодателем лимитов по найму жилого помещения работник должен запросить согласование Управляющего директора через Департамент трэвел-поддержки.

    • Порядок представления отчета о командировке

    9.1. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

    9.2. Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). Документы, выставленные на языке, отличном от русского, должны иметь построчный перевод. К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

    9.3. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

  • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а так же отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;
  • документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения (счет гостиницы и чек);
  • документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (посадочные талоны, квитанции, билеты);
  • документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров (при необходимости);
  • документы подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (справка о покупке валюты);
  • служебное задание, подписанное руководителем;
  • копия приказа о направлении работника в командировку;
  • копия первой страницы загранпаспорта и отметок о пересечении границы;
  • другие документы, подтверждающие расход.

    9.4. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансового отчета, подлежит возвращению работником в кассу в валюте той страны, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

    9.5. В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок, соответствующая сумма возмещается в порядке установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством РФ.

    9.6. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

    9.7. Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы.

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

 
%d такие блоггеры, как: